当下比较流行的智能档案柜如何使用?
当下是智能社会,在智能技术运用越来越普遍的当下,很多单位为了有效的提升档案管理的质量和效率,引入了智能档案柜。不过,其与传统档案柜的管理和使用是不一样的,那么在使用智能档案柜时,应该如何操作呢?今天我们唐山创通科技有限公司的小编来给大家详细讲解一下。
虽然市场上的智能档案柜在规格大小、功能等方面会存在差异,但在操作使用上并没有明显的不同。一般可以按照以下步骤进行操作使用:
第一,身份验证。拥有使用权限的人员,在选择开柜方式后,在使用相应的验证方式进行身份验证。
第二,开启柜门。在完成身份验证后,对于符合权限的身份,智能档案柜系统会自动打开对应的柜门。
第三,存取档案。在柜门打开后,操作人员可以按照分类或者编号,拿取柜内的档案或者存放档案。
第四,关闭柜门。在完成档案的存取后,操作人员需要随手关闭柜门。
其实智能档案柜的使用是比较简便的,操作人员可以通过身份证、人脸识别、 IC卡等多种方式进行验证,在验证通过后就可以进行档案的存取操作了。不过,不管是存放档案还是拿取档案,都需要确保档案对应的编号唯一性。
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